Журнал про деньги и не только
Дистанционный формат нарушает баланс между работой и личной жизнью
Как это исправляют в Microsoft
Дон Клингхоффер руководит подразделением People-аналитики в Microsoft. В последние годы, говорит эксперт, его команда тратит много времени на изучение последствий тотальной удаленки и поиска эффективных решений поддержки персонала от цифрового истощения. Этими наработками он готов делиться с профессиональным сообществом.

Татьяна Руппель
Автор
Если бы существовало слово, определяющее 2021 год, то оно бы звучало как «переполнено», подчеркивает HR-эксперт. После полутора лет пандемии, с переполненными почтовыми ящиками и ежедневными зум-встречами, люди устали. Они чувствуют себя опустошенными и расфокусированными.

Команда Дона Клингхоффера анонимно изучила тенденции производительности, свойственные миллионам клиентов Microsoft по всему миру, и пришла к выводу, что через год после пандемии еженедельное время, проводимое на собраниях команд, удвоилось. Сотрудник отправлял на 42% сообщений в корпоративные чаты в нерабочее время. Хотя сначала этот подход казался лучшим способом для персонала оставаться на связи, ко второй волне стало очевидно - непрерывные видеозвонки, электронные письма и чаты привели к цифровой перегрузке людей. С апреля по ноябрь 2020 года удовлетворенность работников Microsoft балансом между работой и личной жизнью снизилась на 13%.

Методы виртуальной работы, влияющие на благополучие сотрудников

Аналитики изучили совокупную и идентифицированную совместную деятельность и данные опросов тысяч сотрудников Microsoft, большинство из которых работали дома из-за пандемии и обнаружили, что чрезмерное сотрудничество, отсутствие постоянной сосредоточенности и отсутствие полноценного отдыха стали основными факторами снижения баланса между работой и личной жизнью.
1
Чем дольше взаимодействовали коллеги друг с другом в течение дня, тем ниже был их уровень благополучия  
Напротив, сотрудники, удовлетворенные балансом между работой и личной жизнью, посещают на 25% меньше собраний и тратят на совместную работу в среднем на 6 часов меньше в неделю по сравнению с их коллегами, погруженными в работу круглосуточно. Кроме того, сотрудники, удовлетворенные своим балансом между работой и личной жизнью, как правило, отправляют на 29% меньше электронных писем в целом и на 36% меньше электронных писем в нерабочее время.
2
По мере того как увеличивалось время отпуска, росло и благополучие
Аналитики обнаружили, что в начале пандемии многие сотрудники Microsoft вообще перестали брать отпуск, поскольку старались изолироваться, избегали поездок и оставались дома. Фактически, среднее количество отпусков, сократилось до 83%.

Это падение вызвало волновой эффект, который позволил понять, оказывает ли наличие или отсутствие отдыха влияние на восприятие сотрудниками баланса между работой и жизнью. Оказалось, что специалисты, воспользовавшиеся правом на отпуск, в среднем на 8% выше оценивали баланс между работой и личной жизнью, чем их коллеги, которые не отдыхали.
Так в компании сложилась формула хорошего самочувствия сотрудника, способного на высокую продуктивность. Это сумма из небольшого количества онлайн-совещаний, большого количества времени на концентрацию и качественного отдыха, который дает заряд внутренней энергии. В Microsoft эти слагаемые обеспечиваются путем реализации 4 стратегий.
1
Расстановка приоритетов
Роль менеджмента в данном случае ведущая. Одна из самых важных вещей, которую руководитель может сделать для улучшения баланса между работой и личной жизнью, - это помочь своей команде расставить приоритеты. В частности, сотрудники, которые не получают поддержки в определении приоритетов от начальства, меньше удовлетворены балансом между работой и личной жизнью. Данные, собранные аналитиками с октября по ноябрь 2020 года, показывают, что 81% из них недовольны, а 42% не чувствуют себя столь продуктивными, как до пандемии.

Расстановка приоритетов - это то, как мы создаем стабильность даже перед лицом неопределенности и турбулентности. Это фундаментальная платформа баланса между работой и личной жизнью, потому что она дает команде возможность взять под контроль, высказаться, сказать «нет» вещам, которые не являются критически важными для миссии, что в конечном итоге означает меньше встреч, больше времени для концентрацию и, самое главное, свободу брать отпуск.
2
Переупаковка собраний
Как только работа будет правильно расставлена по приоритетам, следующим шагом будет переоценка встреч команды. Вот некоторые стратегии, которые сработали в Microsoft.

Создавайте перерывы

Небольшая передышка между сеансами совместной проектной работы - это возможность для сотрудников выпить стакан воды, подготовиться к следующему звонку или мысленно перейти к новой задаче. Таким образом удается  переупаковать командные встречи с максимального увеличения времени собраний на максимальную эффективность. Промежутки даже в по 5-10 минут между конференциями не только снижают уровень стресса для сотрудников, но и обеспечивают лучшую концентрацию и вовлеченность. Это правило следует внедрить на весь персонал как основу этики общения в условиях удаленки.

Выбор времени собраний, исходя из целей

То, к чему пришли в компании Microsoft в России придумали давно и выразили главную суть в народной пословице. Как и перерывы между встречами, время в начале и конце каждой недели помогает сотрудникам проанализировать промежуточные итоги, найти зоны провалов и понять, как их устранить. К примеру отчетные собрания вечером в пятницу приводят к подавленности команды и совершенно не помогают повысить работоспособность – люди будут думать о работе в выходные, а к утру понедельника фокус может размыться. Оптимальным временем для отчетных видеоконференций и постановки целей следует считать утро понедельника, когда команда максимально настроена на сотрудничество и кросс-функциональные коммуникации. Многие команды Microsoft используют пятницу в качестве совместного неформального общения и полного отключения от рабочих задач.

Использование режима «Пауза»

Недавнее исследование, проведенное Microsoft Research, подтверждает, что при более длительных и крупных собраниях многозадачность на собраниях значительно возрастает. В ходе исследования люди также часто упоминали, что они выполняют несколько задач во время встреч, которые они считают неуместными - не проявляют к ним интереса или участия.
Планируя зум-встречи руководители должны проанализировать актвность команды и ответить на вопрос – все ли они нужны? Можно ли некоторые встречи сделать короче? Должны ли они быть системными или их можно назначать по мере необходимости? На всех ли собраниях должны присутствовать те люди, которых приглашают традиционно? Уместно спросить об этом и самих членов команды. Сделайте это в виде анонимного опроса, чтобы получить искреннюю и честную обратную связь.
3
Защитите время, чтобы сосредоточиться и установить границы
Когда фронт работы понятен и расставлены приоритеты итераций, число собраний совершенно точно можно сократить. Вместо этого руководитель должен поощрять команду прокачивать навыки тайм-менеджмента, чтобы грамотно распределять временные ресурсы.

Поощрение развития навыка концентрации

Предложите команде заранее выделять блоки времени на важные и главные задачи. Такой подход поможет сотрудникам заниматься глубже погружаться в проекты, не отвлекаясь и не прерываясь. Чем больше они будут сосредоточены на приоритетных задачах, тем больший прогресс будет фиксироваться. А вот перегрузок, стресса и, как итог, выгорания персонал чувствовать не будет. В том числе потому, что при такой тактике на нерабочее время будет приходиться меньше работы.

Использование цифровых решений

С одной стороны, просмотр корпоративной почты и ответ на письма – задача, которую каждый сотрудник волен делать тогда, когда ему удобно. Кто-то начинает с разбора корреспонденции день, кто-то занимается этой задачей в обед, кто-то любит отложить ее на конец дня. Однако не все так однозначно! Исследование  Microsoft показывает, что одно электронное письмо от менеджера в нерабочее время может иметь волновой эффект для команды. Что, естественно, повлечет за собой массу недовольства.

Технологии могут помочь команде дать возможность каждому работать так, как комфортнее для его биоритмов, не нарушая при этом график коллег. К примеру, если отвечая на письмо вечером или даже ночью, можно использовать функцию отсрочки отправки. Кроме того, руководство Microsoft попросило команду отключить уведомления, которые возвращают сознание людей к работе даже после окончания трудового дня. В компании установили нормы относительно того, когда ожидаются ответы и эта практика показала отличные результаты.
4
Поощрение свободного времени
Способность отключаться от работы является ключом к балансу между работой и личной жизнью, будь-то отпуск или дни болезни. Важно, что в это время людей не беспокоят, а дают восстановиться. В конце 2019 года в Microsoft пересмотрели отпуск по болезни, включив в него дни психического здоровья. Дон Клингхоффер признается, что поначалу руководство даже подозревало, насколько важным станет это новшество несколько месяцев спустя, когда разразится пандемия. Помимо этого, компания добавила к регулярным оплачиваемым отпускам 5 дней благополучия. Все это делается с одной целью - побудить сотрудников больше отдыхать, заниматься своей личной жизнью, восполняя баланс.
По мере того как меняется мир, трансформируются и модели работы. Сосредоточившись тактике Microsoft, руководители могут создать мир, в котором ответственность за баланс между работой и личной жизнью не лежит исключительно на плечах отдельного человека. Речь идет о создании командных норм и среды, которая позволяет каждому сосредоточиться на воздействии, а не на деятельности. Создавая ясность и определяя важное, менеджеры позволяют своим сотрудникам выполнять свою лучшую работу в дистанционной среде.
Понравилось? Поделитесь с друзьями
И давайте обсудим
Узнавайте первыми о новых статьях
Оставьте свой Email и узнавайте первыми о новых статьях журнала ДВ/Ж. Без спама и рекламы.